+7 (495) 374-55-85

Пригласить в тендер

10 советов по оптимизации затрат на эксплуатацию

1 Контролируйте распределение задач между высококвалифицированным и рабочим персоналом

Если у вас на объекте работают штатные специалисты, строго следите за тем, чтобы высококвалифицированные специалисты не выполняли неквалифицированную работу, а рабочий персонал не допускался до выполнения сложных работ, требующих специальной профессиональной подготовки. Качественнее организовать рабочий процесс позволит использование чек-листов*. Требуйте от руководителя их разработки и внедрения в рабочий процесс.

2 Привлекайте эксплуатирующие организации на технический аудит

Если у Вас есть управляющая компания, качеством работы которой вы не очень довольны или сомневаетесь в оптимальности предложенной цены, пригласите стороннюю организацию для проведения технического аудита. Заплатите за услугу. Это важно, поскольку только в этом случае вы получите оптимальное качество анализа. Бесплатный аудит – со 100% - вероятностью поверхностный аудит, который мало чего даст вам.

Еще один плюс этого мероприятия — вы получите независимое понимание ситуации на объекте, преимуществ и недостатков текущей организации процесса эксплуатации.

3 Разработайте требования к эксплуатации объекта недвижимости

Не важно, имеете вы внутреннюю службу или пользуетесь услугами внешнего подрядчика, составьте список требований к обслуживанию инженерных систем. Его наличие позволит службе эксплуатации оптимально рассчитать смету, а значит избежать завышения цены.
Требования должны быть понятными, реальными и не должны приводить к значительному удорожанию работ. Старайтесь соблюсти баланс между недостаточностью и избыточностью таких требований.

4 Контролируйте ведение журналов и подготовку ежемесячных отчетов

Многие пренебрегают необходимостью ведения журналов, хотя они в значительной степени помогают контролировать работу технических специалистов. Записи журнала содержат полную информацию о том, какие работы проводились с данным оборудованием, какие проблемы с ним возникали по ходу эксплуатации, каким образом эти проблемы решались. При возникновении аварийной ситуации эта информация будет максимально полезна.

Управляющим компаниям рекомендуется на регулярной основе заполнять журналы и предоставлять ежемесячную отчетность Заказчику. Наша компания, к примеру, помимо стандартной информации о проведенных работах, собирает и наглядно представляет в отчете данные об эффективности работы систем (до/после проведенных мероприятий), предлагает рекомендации по улучшению. Для тех, кому интересно ознакомиться с подобным отчетом - напишите нам на общую почту zakaz@climatstar.ru. В теме письма укажите «Журналы и отчеты» и мы бесплатно вам отправим примеры наших отчетов.

5 Выбирайте хороших управленцев на должность руководителя службы эксплуатации

Исходя из нашего опыта, можем с полной уверенностью заявить, что на 95 % качество обслуживания зависит от компетентности и опытности руководителя службы эксплуатации. При этом совершенно не важно, речь идет о собственной службе эксплуатации или УК. Хороший инженер – далеко не всегда хороший руководитель. Частая ситуация, с которой сталкиваемся мы, - руководитель отлично разбирается во всех технических нюансах обслуживания инженерных систем, при этом совершенно не умеет управлять своими подчиненными и организовывать их работу. Для себя мы нашли решение проблемы – за каждым из объектов мы закрепляем руководителя проекта. Его основной функционал – управлять, контролировать, «слышать» Заказчика и реализовывать его пожелания в работе.

6 Заключайте договора на несколько лет

Одна из эффективных рекомендаций по оптимизации затрат на эксплуатацию – это заключать договор на обслуживание сразу на несколько лет. Преимущества очевидны. Во-первых, клиент экономит на организационных расходах по проведению тендеров ежегодно. Во-вторых, компания - подрядчик в длительном контракте значительно качественнее организует работу. Сделав плохо сейчас, позже она будет переделывать это бесплатно. В-третьих, через 1-2 года сотрудничества УК значительно лояльнее настроены на скидки. Требуйте их!

7 Проверяйте квалификацию специалистов

При подборе «дорогих» высококвалифицированных специалистов обращайте внимание на наличие сертификатов на обслуживание и ремонт оборудования той марки, которая у вас установлено. В будущем это сэкономит ваши затраты на привлечение дорогостоящих официальных партнёров поставщика для составления акта дефектации, ремонта и наладки.

8 Не выбирайте поставщиков по цене

Выбирая поставщиков по минимальной цене, клиент однозначно экономит на качестве обслуживания. Это означает, что с огромной вероятности работы на объекте не будут выполнены в полном объеме, как следствие, срок эксплуатации оборудования будет снижаться, эффективность работы падать. И если стоимость оборудования 50-100 млн., Заказчик в ближайшей перспективе будет иметь значительные траты на ремонт или замену. Важно: оценить реально проведенный объем работ сложно! Недобросовестные обслуживающие компании пользуются этим. Только за счет экономии на качестве и объеме работы они могут предложить минимальную цену.

9 Мотивируйте поставщиков/сотрудников

Соблюдайте стратегию исполнительной дисциплины и мотивации. Дайте понять сотрудникам, что они могут рассчитывать на поощрение, если работы выполняются в полном объеме и в согласованные сроки. Введите простые и понятные критерии, соблюдение которых позволит получить специалисту абонентский бонус. В такой ситуации исполнитель будет выполнять работу значительно лучше.

Стоит отметить, что в рамках уже заключенного договора с УК организовать материальную мотивацию не получится, поскольку сумма договора оговорена и выплаты свыше этой суммы не возможны. В подобном случае используйте нематериальные способы мотивации (организация корпоративного транспорта, питания, дмс и т.д.)

10 Передайте эксплуатацию на аутсорсинг

Эта рекомендация может показаться не объективной, поэтому мы предложим 5 аргументов в пользу этого решения.

  • Во-первых, с привлечением внешней УК у вас исчезнет необходимость содержать круглогодично «сезонный персонал». К примеру, обслуживание сплит-систем требует привлечения технических специалистов 2 раза в год, в остальное время «содержать» специалиста по климатическому оборудованию нецелесообразно.
  • Во-вторых, все затраты по оплате налогов и выполнению социальных обязательств перед техническим персоналом «ложатся на плечи» УК. Вы больше не несете никаких расходов в этой части.
  • В-третьих, вы перестаете платить за подбор и обучение технического персонала.
  • В-четвертых, вы оптимизируете затраты за счет привлечения разнопрофильного технического персонала. Подобрать и обучить такой персонал – задача УК. Для нее это так же выгодно, как и для вас. В результате Заказчику для обслуживания конкретного здания нужно будет привлечь только 4 специалиста вместо 7.
  • В-пятых, при заказе комплексного обслуживания внешняя УК в большинстве случаев готова предложить цену ниже вашего бюджета на содержание внутренней службы. К примеру, наша компания значительно снижает себестоимость услуг за счет выполнения работ исключительно собственными силами.
*При сотрудничестве с управляющей компанией в чек листе должны быть отражены виды работ в соответствие с графиком ППР и техническим заданием.
Полезная рассылка по технической эксплуатации зданий

Каждую неделю совместно с техническим отделом мы готовим полезный практический материал для своих клиентов. Примеры наших писем.

Вернуться

Ваш E-mail
Без спама и смс. Всего 2 письма в месяц