При эксплуатации инженерного оборудования на объектах коммерческой недвижимости важно не только организовать профессиональное выполнение регламентных процедур, но и уделять отдельное внимание ведению технической документации.
При обеспечении эксплуатации коммуникационного оборудования на объекте в наличии должны быть документы с длительным сроком хранения и текущая документация, которая подлежит периодической замене в связи с истечением срока действия. В стандартном пакете содержатся описания технических характеристик, детальные планы обслуживания каждой единицы оборудования, отчеты и другие составляющие. Нельзя пренебрегать правильным ведением отчетности, так как именно это является одним из важных составляющих качественного планового обслуживания и правильного реагирования при возникновении внештатных ситуаций при эксплуатации инженерного оборудования. Ведущие специалисты в сфере аутсорсинга подтверждают, что причины неэффективного использования оборудования и высокого уровня аварийности часто кроются в банальном отсутствии или неправильном ведении планов и документов.
Проводя обследование инженерных систем, компетентные инженеры аутсорсинговых компаний с легкостью разбираются в инструкциях производителей оборудования на иностранных языках, что является дополнительным плюсом для привлечения к обслуживанию профессионалов.
В техническую документацию, которая согласно нормативным требованиям должна храниться в течение длительного срока (от 5 до 75 лет), могут вноситься изменения в некоторых случаях. Например, при корректировке технического состояния оборудования, модернизации, капитальном ремонте. В перечень документов с длительным сроком хранения входят:
- проект, смета и исполнительные чертежи на каждое из сооружений объекта;
- акты приемки зданий после завершения строительства;
- акт технического состояния объекта;
- правоустанавливающие бумаги;
- схемы внутридомовых инженерных коммуникаций;
- паспорта на котлы и книги отчетов;
- документация лифтового хозяйства;
- чертежи по системам заземления.
В техническое обслуживание входят профилактические процедуры и ремонт, направленные на поддержание работоспособности инженерной инфраструктуры объекта, а также ликвидацию различных неисправностей, возникающих в ходе эксплуатации. Также договором может быть предусмотрено ведение отчетности, связанной с техническими бумагами.
В перечень документов технического характера, которые подлежат замене по истечению срока действия, входят:
- перечень выполненных ремонтных работ и сметы по ним;
- акты технических осмотров;
- данные измерений сопротивления электросетей;
- отчеты по контролю работы вентиляционного оборудования.
Периодически информация о проведенных процедурах и контрольных характеристиках вносится в акт технического состояния оборудования, который входит в перечень документов при проверках контролирующими органами. Не всегда удается следить за всеми нюансами ведения технической документации своими силами и соблюдать нормы действующего законодательства. Именно поэтому все чаще собственники объектов коммерческой недвижимости заключают договора комплексного технического обслуживания с аутсорсинговыми организациями и поручают выполнение сервисных работ, заполнение технической документации, разработку мероприятий по повышению энергоэффективности объекта профессионалам.
Каждую неделю совместно с техническим отделом мы готовим полезный практический материал для своих клиентов. Примеры наших писем.