Процесс взаимодействия с обслуживающей организацией при комплексном обслуживании зданий

Комплексное обслуживание зданий коммерческой недвижимости — многогранный и сложный процесс, который включает широкий спектр организационных и технических мероприятий. На этапе подготовки к предоставлению услуг важно учитывать индивидуальные потребности и особенности объекта. Компания «ЭнергоСтар» выполняет техническое обслуживание зданий в соответствии с законодательными и регламентными требованиями, привлекая к работам опытных и квалифицированных специалистов.

На начальном этапе назначается менеджер для ведения проекта и организации связи между подрядчиком и заказчиком. Специалист знакомится с представителями заказчика, выявляя требования проекта, анализируя потребности объекта для последующего обслуживания и эксплуатации зданий. На данном этапе важно получить объективную информацию о состоянии инженерных систем, своевременности и качества выполнения технических мероприятий. Для этого профильными специалистами проводится предварительный технический аудит, который включает:

• комплексную диагностику оборудования;
• визуальный осмотр трубопроводов и основных узлов коммуникаций;
• мониторинг технических параметров работоспособности;
• анализ технической документации;
• проверка соответствия работы сетей нормативным показателям;
• выявление уровня износа коммуникаций, необходимости в ремонте и модернизации.

Основные этапы процесса взаимодействия с обслуживающей организацией

1. Экспертиза состояния объекта. Главная задача технического аудита зданий и инженерных систем — оценка работоспособности коммуникаций, правильности ведения технических журналов, соответствия строительных конструкций и условий микроклимата актуальным законодательным требованиям. Комплексное обслуживание зданий включает регламентные мероприятия, регулярный осмотр оборудования для выявления дефектов и неисправностей, ведение технической документации, взаимодействие с контролирующими органами. Поэтому на этапе заключения договора так важно провести полную ревизию состояния объекта, выявить слабые стороны технического состояния коммуникаций и строительных конструкций, составить действенный план для организации бесперебойной работы оборудования. При этом необходимо правильно планировать аварийное обслуживание, которое включает оперативное реагирование бригады на внештатные ситуации, выявление их причин, недопущение повторных поломок.
2. Разработка предложения для клиента. По результатам обследования выполняется анализ собранной информации, разрабатываются рекомендации, которые будут учтены при обслуживании зданий и сооружений. По согласованию с представителями заказчика определяется спектр дополнительных услуг, в том числе: уборка помещений и прилегающей территории, дезинфекция, дератизация, промышленный альпинизм и т.д. По результатам формируется перечень работ, определяется их периодичность, опираясь на технические нормативы и рекомендации производителей оборудования.
3. Расчет стоимости услуг. Подготовка расчета стоимости услуг, которые включаются в техническое обслуживание инженерных систем зданий, выполняется исходя из окончательного перечня работ, их периодичности и сложности, площади объекта, состояния и количества установленного оборудования, требований к техническому персоналу. Кроме того, стоимость обслуживания зависит от класса и назначения зданий объекта.
4. Подготовка заявки или коммерческого предложения. Следующий этап — подготовка комплекта документов для конкурсной заявки. Участие в тендерной процедуре предполагает наличие лицензий и сертификатов, допусков профильных специалистов к выполнению технических работ по обслуживанию электросетей, вентиляции и климатических систем, отопительного и холодильного оборудования. Заказчику направляется коммерческое предложение, составленное с учетом результатов технического аудита. Далее проводится согласование технической документации на проведение работ, подготавливается проект договора на предоставление услуг.
5. Подписание договора и выход на объект. После подписания договора на обслуживание зданий объекта формируется проектная команда. В зависимости от перечня работ, в нее включаются узкопрофильные специалисты для организации технических работ, клининга и других сопутствующих сервисов. При подборе персонала учитывается не только квалификация и наличие допусков, но и опыт работы в сфере технического обслуживания. Кроме того при реализации каждого проекта особое внимание уделяется подбору специалистов в соответствии с установленными заказчиком требованиями.
6. График мероприятий. График технических мероприятий составляется исходя из данных по периодичности обслуживания инженерных систем и клининга, режима работы объекта и особенностей осуществляемой деятельности. Отдельно формируются графики для регламентных мер и планово-профилактических работ по обслуживанию коммуникаций.
7. Процесс технического обслуживания на объекте. Приступая к техническому обслуживанию инженерных систем коммерческого объекта, менеджер проекта координирует работу персонала, контролирует своевременность и качество выполнения диагностических, профилактических и ремонтных процессов. Особое внимание уделяется организации работы аварийной службы, которая должна оперативно реагировать на внештатные ситуации — в течение 4-х часов с момента оповещения диспетчерской службы или приема заявки в системе Service Desk.
8. Оценка качества оказываемых услуг. Дополнительно для оценки качества оказываемых услуг специалисты отдела сопровождения периодически посещают объект, выявляя возможные недочеты в организации работы персонала, оперативно принимая решения по повышению эффективности сервиса — в случае необходимости. При этом учитываются не только результаты внутреннего аудита предоставления услуг, но и замечания и пожелания представителей заказчика.
9. Акты и техническая документация. Параллельно с выполнением технических мероприятий формируются акты выполненных работ, ведутся технические журналы, в которых фиксируются поломки, выполненные профилактические и ремонтные процедуры.

Пролонгация договора и отзывы о качестве проведенных работ

Компания «ЭнергоСтар» предоставляет услуги по обслуживанию зданий и коммуникаций на основе договора для объектов коммерческой недвижимости различного назначения. Сотрудничество с крупными предприятиями, организациями, бизнес-центрами и торговыми площадками позволило наладить качественную и бесперебойную работу инженерных систем в соответствии с нормативными требованиями. Свидетельством высокого качества сервиса является пролонгация договоров заказчиками, благодарственные письма в адрес компании, положительные отзывы. Нам доверяют техническое обслуживание банковские структуры, промышленные предприятия, научные центры и государственные организации. Профессионализм, эффективная организация рабочего процесса, выполнение договорных обязательств в полном объеме, комплексный подход к реализации пожеланий и требований заказчиков — основные преимущества сотрудничества с компанией «ЭнергоСтар».

Вернуться