Кто такой «Управляющий офиса», и зачем он нужен? Обслуживание офиса от «А» до «Я»

Не секрет, что бизнес — это та область деятельности, где кадры решают всё. Привлекая на работу лучших из лучших, вы выводите свой бизнес на новый уровень, создаете ему условия для процветания.

Ведущие компании мира знают, что для того, чтобы их сотрудники работали с полной отдачей, нужно создать для них идеальную рабочую среду, место, куда спешишь попасть утром, и откуда не хочется возвращаться в конце рабочего дня.

Управляющий офиса и есть тот волшебник, который создаёт нужную атмосферу в компании.

Посещая офисы разных компаний, вы наверняка испытывали разные ощущения в связи с этим местом. Где-то вам было уютно, а откуда-то ноги сами просились прочь. В немалой степени, такая обстановка — заслуга управляющего офиса.

Управляющий офиса, или, в уже прижившейся у нас в стране терминологии, специалист АХО, это сотрудник, который отвечает за «жизнеобеспечение» всех систем офиса — от выдачи пропуска до заключения договора на обслуживание интернета или договора с клининговой компанией. Спектр обязанностей управляющего офиса весьма широк. В его каждодневный список дел входят самые разнообразные задачи.

Обязанности в управлении обслуживанием офиса

Обычно список задач управляющего офисом включает, но не исчерпывается, следующие вопросы:

• Подготовкой всей необходимой информации, документов для работы, заключением договоров технического обслуживания, организацией проведения ремонтных, профилактических работ, связанных с жизнеобеспечением и обслуживанием офиса, оформлением и выдачей пропусков, разрешений, доверенностей.
• Организацией проведения ремонтных работ, текущего обслуживания техники и устройств офиса, поиском подрядчиков для проведения таких работ и анализом оптимальных расценок на соответствующие услуги.
• Разработкой «кодекса поведения» в офисе, контроль за соблюдением правил поведения в нем.
• Организацией и обеспечением работы секретарей, операторов, водителей, курьеров, уборщиков.
• Ведением бюджета расходов на офисные нужды, обеспечением необходимыми для работы канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями.
• Хранением материальных ценностей и контролем за их выдачей и распределением.
• Определением порядка получения товарно-материальных ценностей, назначением материально ответственных лиц.
• Организацией встреч, переговоров.
• Координацией делопроизводства.
• Проведением инвентаризации.
• Помощью сотрудникам в разрешении возникающих в ходе работы проблем.
• Предупреждением и разрешением конфликтных ситуаций.

Управляющий офиса — это тот редкий человек в компании, который взаимодействует с сотрудниками на всех уровнях, от руководства до работников самого последнего уровня, практически каждый день.

Какими же чертами должен обладать хороший управляющий офисом?

Первое, и самое главное, — это гибкость.

Гибкость — это свойство адаптироваться под любые возникающие задачи. У управляющего офисом таких разноплановых задач очень много, и в каждой он должен уметь быстро и компетентно разобраться, в постоянно меняющихся условиях находить правильное решение, выбирать из них оптимальное.

У управляющего офисом нет типичного «распорядка дня». Сейчас он организует ремонт сломавшегося копира, а через два часа нужно организовать встречу на 200 персон в отеле. Так что для управляющего офисом, не существует понятия «обычный день на работе».

Второе качество — это высокая степень самоорганизации.

Людям, не способным планировать свой день, нет места на этой работе. Хороший управляющий офисом не только ведет календарь задач, но и оценивает свой уровень выполнения задач, работает над совершенствованием себя и оптимизирует график.

Третья черта хорошего управляющего офисом — это его доступность: как физически, так и ментально.

На эту роль подойдет приятный, общительный человек, к которому нет страха обратиться по поводу возникшей проблемы, и до которого всегда можно дозвониться либо связаться с ним иным всем известным способом. Управляющий офисом – это сотрудник, который вызывает всеобщее доверие.

Четвертое качество идеального управляющего офиса — безусловный оптимизм и жизнелюбие, доброе отношение к миру.

Управляющий офисом может быть первым человеком, который встречает вас в офисе. А встречают не только «по одежке», но и по естественной, радушной улыбке, которая должна быть надета в дополнение к этой «одежке». Только так вы заставите гостя офиса чувствовать, что вы к нему расположены и настроены на успешное сотрудничество. Подавленный хмурый вид управляющего офисом, его безмолвие или занудство с порога, могут отпугнуть вашего потенциального клиента или партнера, который подумает, что в вашей компании не всё в порядке.

Пятое — креативность.

Креативность рождает успех, это общеизвестно. Управляющий офисом время от времени должен воодушевлять сотрудников «креативить» для общей пользы, либо решать какие-то творческие задачи время от времени самостоятельно по поручению руководства или из личной инициативы.

Например, это может быть задача провести редизайн переговорной. Вопрос о том, насколько обстановка в офисе влияет на успешность работы сотрудников в целом, это отдельная большая тема, но безусловно, в сферу влияния управляющего офисом входит задача создания креативной среды для сотрудников.

Шестое нужное качество хорошего управляющего офисом — способность говорить «нет».

Вы не можете удовлетворить запросы всех и сразу насчет любой мелочи, которая может понадобиться. Если управляющий начинает отвечать на любой самый ничтожный запрос, он рано или поздно будет погребен под ворохом возросших задач, с которыми уже не в состоянии будет в одиночку справиться.

Каждый день к управляющему офисом будут обращаться за решением сотни вопросов. Иногда нужно дать сотруднику понять, что решение его проблемы второстепенно либо вовсе невозможно, но сделать это твёрдо и в уважительной, понятной сотруднику форме.

Седьмая необходимая черта в нашем списке — здоровая уверенность в себе, твердость.

Управляющему офисом нужно взаимодействовать с руководством компании по поводу решения целого ряда задач. Поэтому он должен быть достаточно уверен в себе, чтобы обращаться к руководству, чтобы обсудить предложения, обозначить возникшие проблемы, предложить свои решения.

Восьмое — это хорошие манеры.

Их отсутствие может запомниться вашему посетителю надолго. Вряд ли кому-либо захочется обращаться к управляющему офисом, если он способен нагрубить или вести себя вызывающе, бестактно или невнимательно по отношению к гостям офиса, сотрудникам или коллегам.

Хорошие манеры, впрочем, являются крайне желательным качеством для сотрудников любой уровня и любой профессиональной принадлежности. Ведь именно созданный ими фундамент взаимного уважения создает фон для роста успеха любого начинания, а отсутствие такой среды способно расстроить любой, даже самый звездный, коллектив.

Вернуться