Система автоматизации заявок в комплексном обслуживании зданий

Диспетчерская по приему автоматических заявок при комплексном обслуживании зданий

Система учета заявок используется для автоматизации работы управляющей компании, которая оказывает услуги по эксплуатации объектов.

Опции

Система управления заявками позволяет собственнику коммерческого здания легко и быстро:

• информировать подрядчиков о необходимости в проведении технического обслуживания.
• координировать работу и контролировать процесс закрытия заявок.
• регулировать качество работы управляющей компании.

Алгоритм функционирования системы

Алгоритм, по которому работает система учета заявок, выглядит следующим образом:

1. Собственник объекта отправляет заявку удобным ему способом. Это может быть онлайн система, электронная почта или телефонный звонок. Заявке присваивается номер, и она ожидает рассмотрения.
2. Заявка поступает диспетчеру. Он определяет срок ее исполнения и назначает ответственного за это руководителя рабочей бригады.
3. Заявка передается на исполнение. Рабочие выезжают на место и выполняют свои обязанности.
4. Заявка направляется клиенту для приема. В ней описываются решенные проблемы и достигнутые результаты.

Виды систем управления заявками

На данный момент на рынке представлено множество разновидностей систем управления заявками, однако наибольшей популярностью пользуются мобильные и самописные. Как правило, каждая управляющая компания составляет свою собственную систему, которая лучше всего удовлетворяет нужды ее клиента и наиболее удобна в работе.

Пример использования систем управления заявками

Компания «ЭнергоСтар» оказывает услуги эксплуатации зданий для 73 отделений банка «Возрождение», находящихся на территории Московской области. Она ответственна за:

• техническое обслуживание инженерных систем.
• выполнение плановых, предупредительных и разовых работ.
• аварийное обслуживание.

Перед началом работ по обслуживанию банковских отделений было решено внедрить систему управления заявками. До этого подобная система в учреждении не практиковалась. На данный момент проект, разработанный под индивидуальный запрос, успешно используется во всех 73-х подразделениях банка.
Благодаря отлаженной системе ни одна заявка не теряется. Каждое обращение формируется начальником отделения. Заявке тут же присваивается номер и статус срочности. Аварийное обращение закрывается за несколько часов, срочное — за день, обычное — за неделю. Согласно статистике, большую часть заявок составляют обычные обращения (87,5%), за ними идут срочные (10%), а затем аварийные (2,5%).

За счет внедрения системы управления заявками Заказчику удалось значительно снизить расходы. Это стало возможным благодаря сокращению количества штатных работников и экономии на услугах внешних подрядчиков, которые раньше привлекались на разовые работы. Кроме того, Заказчику стало в разы удобнее отправлять, координировать и отслеживать выполнение заявок.

Сейчас все разовые, плановые и аварийные работы проводятся своевременно, а сроки обработки обращений не нарушаются. Управляющая компания «ЭнергоСтар» устранила недоработки бывших разовых подрядчиков, большую часть которых составляют неисправности в функционировании систем сантехники и электроснабжения. Благодаря качественной работе новых подрядчиков количество заявок, число которых в первые месяцы сотрудничества было рекордно большим, сократилось.

Вернуться