Обслуживание инженерных сетей зданий. Кейс по обслуживанию объектов «Аптеки Столички»

Обслуживание «Аптеки Столички»

«ЭнергоСтар» является управляющей компанией для 285 московских отделений сети «Аптеки Столички». Проектом руководит Владимир Дмитриев, который тщательно контролирует процесс выполнения всех работ в рамках проекта.

Проводимые работы

В оказываемые «ЭнергоСтар» услуги по эксплуатации объектов сети входит:

• техническое обслуживание инженерных систем (электрических, вентиляционных и отопительных приборов, кондиционеров, систем водоснабжения, канализации, и пожарной сигнализации);
• разовые и планово-предупредительные работы;
• аварийное обслуживание.

Как выяснилось, внутреннее общение проводилось по заявкам в общей системе, что было неудобно и неэффективно. У сети столичных аптек не было ни централизованной онлайн системы, ни отдельной системы учета и контроля заявок.

Внедрение автоматизированной системы

Компания «ЭнергоСтар», оказывающая услуги по эксплуатации коммерческих объектов, внедрила в работу аптечной сети систему автоматизированных заявок. Благодаря ей у администраторов аптек появилась возможность отслеживать статус исполнения заявки, а также контролировать действия техников. Система обрабатывает все поступающие заявки в режиме, зависящем от статуса заявки:

• обычные;
• регламентные;
• ежеквартальные;
• ежемесячные;
• аварийные.

Заявки удобно распределяются по срочности их закрытия. Реагирование на аварийную заявку в среднем занимает 3 часа, на срочную отводится один день, обычная закрывается в течение недели. Благодаря вышеописанной системе управления риск потери заявки сведен к нулю.

Также была внедрена двойная система отчетности по проделанной работе. В нее входит:

1. Стандартная система отчетности в «1С».
2. Группа в мессенджере для реализации отчетности по месту.

Заявки на выезды оформляют администраторы аптек, используя для этого телефонные звонки или обращения через личный кабинет. Каждая заявка принимается диспетчерской. Ее сотрудники передают обращение бригаде рабочих, предварительно оповещая об этом руководителя.

По прибытии на объект техник фотографирует все найденные неисправности и посылает отчет в мессенджер в группу с заказчиком. По окончании ремонта и закрытии заявки он отправляет в эту же группу в мессенджере наглядные результаты своей работы.

Достигнутые результаты

Проект по улучшению работы сети был успешно запущен. Раньше услуги по обслуживанию инженерных систем, аварийные выезды и все остальные работы выполнялись либо местными мелкими управляющими компаниями, либо силами заказчика. Сейчас за них полностью отвечает «ЭнергоСтар». Сотрудники центрального офиса регулярно проверяют качество оказываемых на объектах услуг.

Внедрение системы автоматизированных заявок и двойной отчетности привело к следующим положительным результатам:

• благодаря сокращению числа штатных работников и отсутствию необходимости в привлечении подрядчиков для выполнения разовых работ расходы заказчика удалось снизить.
• теперь Заказчик может легко и быстро отправлять заявки, координировать их и следить за качеством работы управляющей компании.
• все заявки обрабатываются вовремя, а плановые и ремонтные работы проводятся своевременно.

Вернуться